KVKK veri sorumlularını uyardı: Vatandaş başvurularına sözlü veya telefonla cevap verilemez; bildirimler yazılı veya e-imzalı/KEP üzerinden yapılmalıdır.
KVKK Duyurdu: İlgili Kişi Başvurularına Sözlü Cevap Verilemez, Bildirim Yazılı veya Güvenli Elektronik Olmalı
KVKK yayımladığı kamuoyu duyurusu ile veri sorumlularının vatandaş başvurularına telefon veya sözlü yöntemle yanıt veremeyeceğini, Kanun'un 13. maddesi uyarınca ıslak imzalı veya e-imzalı/KEP üzerinden kayıtlı bildirim yapılmasının şart olduğunu vurguladı.
Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK), 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'nun 13. maddesi kapsamında vatandaşlar tarafından yapılan bilgi edinme, silme ve düzeltme başvurularına ilişkin önemli bir Kamuoyu Duyurusu yayımladı. Kurul, bazı veri sorumlularının başvuruları yalnızca çağrı merkezi üzerinden telefonla arayarak veya yüz yüze sözlü görüşmelerle yanıtlamaya çalıştığını tespit ederek bu uygulamanın açıkça mevzuata aykırı olduğunu ilan etti.
Kanun'un 13. Maddesi: Yazılı veya Elektronik Cevap Zorunluluğu
Duyuruda, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'in 6. maddesine atıfta bulunularak, veri sorumlusunun cevabını gerekçeli olarak en geç otuz gün içinde yazılı olarak veya elektronik ortamda ilgili kişiye bildirmek zorunda olduğu hatırlatıldı. Sözlü iletişimin hukuken bir 'bildirim' sayılmayacağı ve ispat gücüne sahip olmadığı netleştirildi.
Geçerli Bildirim Kanalları ve e-İmza / KEP Şartı
Veri sorumlularının olası denetim ve şikayetlerde idari para cezasıyla karşılaşmaması için yanıtlarını şu resmi kanallar üzerinden iletmesi gerekiyor:
- Kayıtlı Elektronik Posta (KEP): İlgili kişinin başvurusuna cevaben KEP sistemi üzerinden gönderilen ve delil değeri tescilli iletiler.
- Güvenli Elektronik İmza (e-İmza): 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu'na uygun Nitelikli Elektronik Sertifika ile imzalanmış PDF yanıt evrakının kurumsal e-posta ile iletilmesi.
- Noter veya İadeli Taahhütlü Posta: Islak imzalı resmi yanıt metninin tebligat usullerine uygun olarak ilgilinin adresine sevk edilmesi.
- Doğrulanmış Sistem İçi Bildirim: İlgili kişinin daha önce bildirdiği ve veri sorumlusunun sisteminde kayıtlı bulunan güvenli elektronik posta adresine zaman damgalı iletim.
Sözlü olarak verilen yanıtların ardından vatandaşların Kurul'a yapacağı şikayetlerde 'başvuruya süresi içinde cevap verilmemiş' sayılarak veri sorumluları hakkında resen inceleme başlatılacağı bildirildi. Kurumsal şirketlerin çağrı merkezi ve müşteri ilişkileri departmanlarını bu usule göre ivedilikle revize etmesi gerekiyor.
Bu haber genel bilgilendirme amaçlıdır. Parasal limitler, süreler ve uygulama detayları değişebilir; işlem yapmadan önce ilgili kurumun güncel duyurularını ve uzman görüşünü esas alınız.